Datenschutzerklärung

Stand: 3. November 2026 · Gültig für: onetec Website & onetec Connected Intelligence Platform (inkl. Shopify App)

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1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

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2. Datenschutzbeauftragter

Unser Datenschutzbeauftragter ist erreichbar unter:

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3. Allgemeines zur Datenverarbeitung

3.1 Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

3.2 Rechtsgrundlagen

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit eine Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage.

3.3 Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

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4. Website & technische Infrastruktur

4.1 Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website werden durch den Webserver automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles gespeichert. Diese Informationen umfassen:

• Browsertyp und -version
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse (anonymisiert oder vollständig, je nach Konfiguration)

Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren und stabilen Bereitstellung der Website).
Speicherdauer: Diese Daten speichern wir höchstens 90 Tage. Danach löschen wir sie automatisch.

4.2 Kontaktformular & E-Mail-Kontakt

Wenn Du uns per Kontaktformular oder E-Mail Anfragen zukommen lässt, werden Deine Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Dir dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Deine Einwilligung weiter.

Erhobene Daten: Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht, ggf. Unternehmen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen), bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen Anfragen.
Speicherdauer: Bis die jeweilige Anfrage abschließend bearbeitet ist, danach nach gesetzlicher Aufbewahrungsfrist gelöscht (in der Regel 3 bis 10 Jahre je nach Inhalt).

4.3 Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Deinem Endgerät gespeichert werden.

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, die für den Betrieb der Website erforderlich sind. Diese Cookies erfordern keine gesonderte Einwilligung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer: Je nach Cookie-Typ; Session-Cookies werden mit dem Schließen des Browsers gelöscht.

Du kannst Cookies über Deine Browsereinstellungen deaktivieren oder löschen. Bitte beachte, dass dies die Funktionalität der Website einschränken kann.

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5. onetec Connected Intelligence Platform

5.1 Beschreibung der Plattform

Die onetec Connected Intelligence Platform ist eine SaaS-Lösung für E-Commerce-Logistikunternehmen und Fulfillment-Dienstleister. Sie stellt Warehouse-Management-Funktionen, Versandintegration und KI-gestützte Werkzeuge bereit.

Der Zugang zur Plattform erfolgt durch unsere Kunden (Unternehmen) auf Basis eines Vertragsverhältnisses. Innerhalb der Plattform verarbeiten wir personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung unserer Kunden (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO).

5.2 Auftragsverarbeitung

Für den Betrieb der Plattform schließen wir mit unseren Kunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Verantwortlich für die verarbeiteten Daten im Sinne der DSGVO sind die jeweiligen Kunden als Auftraggeber.

5.3 Im Rahmen der Plattform verarbeitete Daten

Je nach eingesetzten Modulen können folgende Datenkategorien verarbeitet werden:

Bestelldaten & Auftragsdaten

• Bestellnummern, Auftragsstatus, Bestellpositionen
• Lieferadressen (Name, Straße, PLZ, Ort, Land)
• Kontaktdaten von Endkunden (Name, E-Mail, Telefon)

Versanddaten

• Tracking-IDs und Tracking-URLs
• Versanddienstleister und gewählter Service
• Sendungsgewicht und -abmessungen
• Lieferschein- und Rechnungsdaten

Lagerdaten

• Artikel- und Bestandsinformationen
• Picklisten und Kommissionierungsdaten
• Lagerplatzzuweisungen

Nutzerdaten (Plattform-Nutzer des Kunden)

• Login-Daten (Benutzername, gehashtes Passwort)
• Geräteauthentifizierung (Geräte-Token)
• Aktivitätsprotokolle (wer hat wann was gescannt/gebucht)

5.4 Weitergabe an Dritte (Versanddienstleister)

Zur Erstellung von Versandlabels und zur Sendungsverfolgung werden Adress- und Auftragsdaten an die vom Kunden gewählten Versanddienstleister übermittelt. Aktuell integrierte Dienstleister umfassen u. a.: DHL, DHL Express, DPD, GLS, UPS, FedEx, Swiss Post, Post AT sowie weitere Carrier nach Kundenwunsch.

Die Übermittlung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Versandabwicklung und auf Grundlage des mit dem Kunden geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags. Die Versanddienstleister agieren als eigenständige Verantwortliche für die Verarbeitung im Rahmen ihrer eigenen Datenschutzbestimmungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung).

5.5 Datenspeicherung & -isolation

Jeder Kunde erhält eine vollständig isolierte Datenbankumgebung. Eine Vermischung von Kundendaten ist technisch ausgeschlossen. Daten werden in einer Cloud-Umgebung gespeichert, die den Anforderungen der DSGVO entspricht.

Speicherdauer: Für die Dauer des Vertragsverhältnisses sowie im Anschluss entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre für steuerrelevante Daten). Nach Vertragsende werden die Daten auf Anforderung des Kunden gelöscht oder übergeben.

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6. Shopify App: onetec Connected Intelligence

6.1 Verfügbarkeit der App

Die onetec-App ist im Shopify App Store verfügbar. Mit der Installation der App stimmt der Shopify-Händler den vorliegenden Datenschutzbedingungen sowie den Nutzungsbedingungen von onetec zu.

Informationen zur Datenschutzpolitik von Shopify findest Du unter: https://www.shopify.com/legal/privacy

6.2 Welche Daten wir im Rahmen der Shopify-App verarbeiten

Bei Installation und Betrieb der onetec-App in einem Shopify-Shop werden folgende Daten verarbeitet:

Technische Shop-Identifikation (Pflichtdaten für OAuth)

• Shop-Domain (z. B. meinshop.myshopify.com)
• Shop-ID (eindeutiger Shopify-Bezeichner)
• OAuth-Access-Token zur Authentifizierung mit der Shopify Admin API

Bestelldaten & Versanddaten

• Bestellnummern und Bestellstatus
• Bestellpositionen (Artikel, Menge, Preis)
• Gewünschte Versandmethode
• Versandstatus und Tracking-Informationen

Kundendaten (Endkunden des Shopify-Händlers)

• Vor- und Nachname
• Lieferadresse (Straße, PLZ, Ort, Land)
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (sofern vom Käufer angegeben und für den Versanddienstleister erforderlich)

6.3 Zweck der Datenverarbeitung

Die im Rahmen der Shopify-App verarbeiteten Daten werden ausschließlich für folgende Zwecke verwendet:

• Authentifizierung und Autorisierung des Shopify-Shops gegenüber der onetec-Plattform
• Import von Bestellungen in die onetec-Plattform zur Versandvorbereitung und Kommissionierung
• Erstellung von Versandlabels und Übermittlung von Sendungsdaten an Versanddienstleister
• Übertragung von Tracking-Nummern zurück in den Shopify-Shop
• Bestandsabgleich zwischen Shopify und dem Warenlager (sofern aktiviert)

Es erfolgt keine Weitergabe der Daten an Dritte, außer an die vom Händler gewählten Versanddienstleister zum Zweck der Zustellung (z. B. DHL, DPD, GLS, UPS etc.).

6.4 Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung: Die Verarbeitung ist zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Dienstleistung erforderlich) sowie Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung: onetec handelt als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Shopify-Händlers).

6.5 Speicherdauer

• OAuth-Token: Werden für die Dauer der App-Installation gespeichert. Bei Deinstallation der App werden die Token unverzüglich invalidiert und gelöscht.
• Bestelldaten: Werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses sowie entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.
• Kundendaten: Werden entsprechend den Löschanforderungen des Händlers bzw. auf Anforderung über die GDPR-Webhooks (siehe unten) gelöscht.

6.6 Löschung und Anfragen Deiner Kunden

Shopify meldet uns Anfragen und Löschungen über gesicherte Webhooks. Jede Meldung prüfen wir anhand ihrer Signatur.

Auskunft (customers/data_request): Will einer Deiner Kunden wissen, welche Daten wir über ihn haben, stellen wir sie Dir zur Verfügung.

Löschung eines Kunden (customers/redact): Will einer Deiner Kunden gelöscht werden, löschen oder anonymisieren wir seine Daten. Daten, die Du für Deine Aufbewahrungspflichten brauchst, bleiben erhalten.

Deinstallation (shop/redact): Wenn Du die App deinstallierst, löschen wir nach 48 Stunden die Kopie Deiner Shopdaten in der App. In den Bestellungen Deines Shops in onetec Flow anonymisieren wir die personenbezogenen Daten Deiner Kunden (Name, Adresse, E-Mail, Telefon). Die Bestellung selbst mit Beträgen, Artikeln und Sendung bleibt erhalten, weil Du sie für Deine Aufbewahrungspflichten brauchst.

Wer antwortet: Auskunft und Löschung bearbeitet unser Team von Hand. Du erreichst uns unter datenschutz@onetec.cloud. Wir reagieren innerhalb von fünf Werktagen, damit Du Deine Fristen einhältst.

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7. Externe Dienste & Subunternehmer

7.1 Hosting & Infrastruktur

Die onetec-Plattform wird auf Cloud-Infrastruktur betrieben. Folgende Infrastrukturdienstleister werden eingesetzt:

• DigitalOcean für das Server-Hosting (Standort: EU)
• DigitalOcean Spaces für die Speicherung von Dokumenten und Labels (S3-kompatibler Objektspeicher)

Alle eingesetzten Infrastrukturdienstleister sind zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet, und es wurden entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen.

7.2 Versanddienstleister

Im Rahmen der Versandabwicklung werden Adress- und Auftragsdaten an Versanddienstleister übermittelt. Die Auswahl des Dienstleisters erfolgt durch den jeweiligen Händler/Kunden. Weitere Informationen findest Du in Abschnitt 5.4.

7.3 Fehlerüberwachung

Damit wir Fehler in der Plattform schnell finden, nutzen wir Sentry der Functional Software, Inc. (USA). Tritt ein Fehler auf, kann Sentry technische Angaben zur Anfrage erhalten, darunter in Einzelfällen auch personenbezogene Daten. Mit Sentry haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework und die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

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8. Rechte der betroffenen Personen

Als betroffene Person hast Du folgende Rechte gegenüber uns:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Du hast das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Dich betreffende personenbezogene Daten verarbeiten, und Auskunft über diese Daten sowie weitere Informationen gemäß Art. 15 DSGVO zu erhalten.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Du hast das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Du hast das Recht, zu verlangen, dass Dich betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe zutrifft.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Du hast das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der Voraussetzungen des Art. 18 Abs. 1 DSGVO vorliegt.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Du hast das Recht, die Dich betreffenden personenbezogenen Daten, die Du uns bereitgestellt hast, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Du hast das Recht, aus Gründen, die sich aus Deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Dich betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Recht auf Widerruf der Einwilligung

Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, hast Du das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird davon nicht berührt.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Du hast das Recht, Dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde für onetec ist:

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9. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Deine Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

Die Übertragung von Daten zwischen Deinem Browser und unserer Plattform erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS/HTTPS).

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10. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand vom 03.11.2026.

Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website abgerufen und ausgedruckt werden.

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11. Kontakt für Datenschutzanfragen

Für Anfragen zu Deinen Datenschutzrechten oder zum Umgang mit Deinen personenbezogenen Daten wende Dich bitte an:

Wir bearbeiten Datenschutzanfragen innerhalb von 30 Tagen nach Eingang.